PM（プロジェクトマネージャー）として要件定義に関わることになったものの、「PMはどこまで対応するのか」「何から進めればいいのか」と迷っていませんか？

要件定義では、クライアントの要望を整理し、開発・制作に関わる内容を明確にしていきます。その中でPMは、必要な情報を整理し、関係者と認識をそろえながらプロジェクトを進める役割を担います。

ただし、PMの業務範囲は会社によって異なるため、進め方が曖昧になりがちです。

本記事では、PMが主に対応する要件定義の進め方を整理し、プロジェクトをスムーズに進めるための考え方を解説します。

要件定義の手順①目的・背景を整理する

要件定義は、いきなり機能や仕様から考えるのではなく、まず目的と背景を整理することから始めます。

以下4つの観点をもとに、整理していきましょう。

• 何を達成したいのか
• なぜこのプロジェクトが必要なのか
• 現状の課題は何か
• どうなれば成功なのか

目的や背景を確認しておくと、クライアントとの打ち合わせで聞くべき内容を明確にできます。

最初に判断の軸を持てるため、このあとの手順で要望の優先順位を決めやすくなり、進行中の意思決定にも迷いにくくなります。

要件定義の手順②クライアントとの意見交換・ヒアリングを行う

クライアントとの打ち合わせで、要望をヒアリングしながら意見交換します。

クライアントの要望は曖昧な状態で出てくることがあり、そのまま受け取るだけでは認識のズレが生まれがちです。不明瞭な点は質問しつつ、その場で整理しながら進めてください。

以下の点を中心に、クライアントの状況や要望を確認しておきましょう。

• 現状の課題
• 困っていること
• 期待している成果

必要に応じて、PM側から選択肢や意見を提示します。不明点はその場で確認しておくと、内容の曖昧さが減り、認識のズレも起きにくくなります。

この段階では、細かい仕様を決め切る必要はありません。クライアントとの打ち合わせですべてを確定するのは難しく、実作業を進める中で不明点が出る場合もあります。

ただし、その場で確認できる内容まで曖昧にしておくと、あとで判断に迷いやすくなります。

要件定義の手順③課題・要望を整理し、方向性を調整する

クライアントとの打ち合わせ後、課題や要望を整理して方向性を調整します。ヒアリングで把握した内容は、優先度や対応範囲が整理されていない状態です。

要望を整理する際は、重要度や実現性などの観点から、優先的に対応すべき内容を見極めます。似た内容はまとめ、対応が難しいものは切り分けながら整理していきます。

要件定義の手順④要件として言語化し、仕様に落とし込む

整理した内容は、要件として言語化し、関係者に共有できる状態にします。

課題や要望を自分の中で整理しただけでは、関係者が内容を確認したり判断したりできません。目的やプロジェクトの進行に必要な要件を言葉にして文書化することで、関係者が同じ内容を理解できる形に整えます。

言語化する際は、曖昧な表現を避け、誰が見ても同じ解釈になるような整理が必要です。あわせて、前提条件や制約も含めて明確にしておきます。

内容が明確になっていると、実作業へスムーズに移りやすくなります。

要件定義の手順⑤関係者と認識をそろえ、実作業に移る

文書化した要件を関係者に共有し、実作業に移れる状態にします。

要件が整理されていても、実作業を行うメンバーに内容が伝わっていなければ動き出せません。関係者を集めて説明する、または資料を共有するなどして、内容を理解できるようにします。

共有の際は、不明点や認識のズレがないかを確認します。関係者からの質問を受け付けながら、対応範囲や進め方をすり合わせておきましょう。

関係者との認識をそろえておくと、実行段階での確認や手戻りを減らし、スムーズに作業を進められます。

PMの業務でクライアントとの打ち合わせが重要な理由

PMの業務の中でも、クライアントとの打ち合わせは、実作業での迷いや手戻りを減らす上で特に重要です。

ここから、クライアントとの打ち合わせが要件定義で重要になる理由を解説します。

認識のズレを防ぎ実作業がスムーズに進めやすくなるため

クライアントとの打ち合わせの段階で前提がそろっていないと、同じ要望でも解釈が分かれるおそれがあります。そのまま実作業に入ると、確認や修正が増え、進行が止まりやすくなります。

クライアントとの打ち合わせは、その場で認識のズレを調整できる重要な機会です。完璧に決め切るのは難しくても、確認できる内容はこの段階で整理しておきましょう。

早い段階で認識をそろえておくと、実作業中の迷いや手戻りを減らし、安定して進行しやすくなります。

打ち合わせ後の追加確認には時間がかかりやすいため

不明点が見つかると、クライアントへの追加確認が発生し、進行が遅れやすくなります。

打ち合わせ後に不明点が残っている場合、実作業の段階で都度確認が必要です。クライアントの返答が遅いときには、返事待ちで作業が止まり、スケジュールに影響しかねません。

やりとりが増えるほど、伝達ミスや認識のズレも起きやすくなります。

PMが要件定義を進めるときの注意点

PMが要件定義を進める際は、以下の3点に注意が必要です。

• 要望をそのまま受け取るだけで終わらない
• 完璧を目指しすぎず、前に進めながら整理する
• クライアントと社内の双方で認識のズレがないよう注意する

クライアントの要望は、目的や背景まで整理されているとは限りません。PMが主体となり、要望の裏にある課題や期待を確認しておく必要があります。

また、すべてを最初から決めようとすると、作業が止まりやすくなります。決める内容と持ち帰る内容を分けながら進めてください。

クライアントの要望を整理して、社内の関係者と内容を共有することも重要です。プロジェクトに関わるすべてのメンバーで認識を合わせておくと、実作業で手戻りが発生しにくくなります。

プロジェクト進行に必要なクリエイターを確保するなら「thinc Agent（シンクエージェント）」

要件定義が完了すると、プロジェクトによってはデザイン制作やコーディングなどの実作業が発生します。

制作工程が含まれる場合、対応できる人材がいなければ進行が止まる原因になります。社内でリソースが足りない場合は、外部人材の活用も選択肢の一つです。

「thinc Agent（シンクエージェント）」では、デザイナーやコーダーなどのクリエイターを、必要なタイミング・期間だけアサインできます。案件ごとに柔軟に体制を組めるため、必要な人材を確保しやすくなります。

要件定義後の進行体制に不安がある場合は、外部人材の活用も含めて検討してみてください。